Ettevõtte dokumente käsitletakse sageli pelgalt formaalsusena – need koostatakse ettevõtte asutamisel ning jäävad seejärel aastateks muutmata. Samal ajal areneb ettevõte edasi: muutuvad omandistruktuur, töökorraldus ja ärisuhted, kuid dokumentatsioon ei pruugi nende muudatustega kaasas käia.
Ettevõtte dokumentatsiooni regulaarne ülevaatamine aitab veenduda, et see kajastab ettevõtte tegelikku tegevust ning vastab kehtivatele äriprotsessidele. See on eriti oluline siis, kui muutuvad osanikud või juhatus, laienetakse uutele turgudele, muudetakse tegevusvaldkonda või tehakse koostööd finantsasutuste ja äripartneritega.
Praktikas ilmneb dokumentide ajakohastamise vajadus sageli kõige ebasobivamal hetkel – kontrolli käigus, panga päringu saamisel, tehingu ettevalmistamisel või tegevusloa taotlemisel. Kui ettevõtte dokumendid sisaldavad aegunud andmeid või ei vasta tegelikule töökorraldusele, võib see tekitada lisaküsimusi ning pikendada vajalike menetluste läbiviimist.
Heaks tavaks peetakse ettevõtte dokumentatsiooni perioodilist auditit. Selline lähenemine aitab võimalikud puudused varakult avastada ning viia dokumendid õigeaegselt vastavusse ettevõtte tegeliku tegevusega, ootamata ära olukorda, kus nende ajakohastamine muutub kiireloomuliseks.
